员工隐私通知

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最后更新:2021年9月2日

数据控制器:百老汇手机端下载

百老汇手机端下载需要收集和处理与员工有关的个人数据,以便有效地管理和管理雇佣关系,包括合同前的雇佣关系. 大学致力于透明地收集和使用这些数据,并履行其数据保护义务.

大学收集什么信息?

该大学收集和处理了一系列申请纽曼公司工作的人和在纽曼公司工作的人的信息. 这包括以下信息:

  • 的名字, 地址及联系方式, 包括电子邮件地址和电话号码, 出生日期和性别;
  • 雇用条款和条件;
  • 资格的细节, 技能, 工作经历及工作经历, 包括开始和结束日期, 与以前的雇主和大学合作;
  • 有关薪酬的资料,包括享有退休金等福利的权利;
  • 银行账户及国民保险号码详细信息;
  • 关于婚姻状况和紧急联系人的信息;
  • 有关国籍和在英国工作的权利信息;
  • 犯罪记录资料(如适用);
  • 心理测量/人格测试和分析(如适用);
  • 工作模式和出勤率的细节, 包括员工要求灵活工作;
  • 所有休假期间的详细资料, 包括(但不限于)假期, 病假, 无薪假期和休假, 产妇/ /应用/共享产假, 依赖离开, 富有同情心的离开, 离职的原因;
  • 任何非正式或正式纪律的细节, 雇员被卷入的不满或投诉程序, 包括任何发出的警告及相关函件;
  • 员工表现评估, 包括评估, 工作表现检讨及评级, probation reviews; performance improvement plans 和 related correspondence;
  • 关于医疗或健康状况的信息, 包括雇员是否有残疾,而学校需要作出合理调整;
  • 与雇员在工作中的健康和安全有关的信息;
  • 平等机会监测信息,包括员工的种族来源信息, 性取向, 宗教或信仰.
  • 为工作目的而使用计算机和其他电子设备(包括使用工作软件和系统以及上网)时产生的数字足迹数据. 详情请参阅 计算机及网络设施使用通用条件, 信息安全政策自带设备(BYOD)政策.
  • 保存在记录内的个人资料(e.g. 讲座录)讲授课程或公开研讨会/讲座.g. 员工在这些会话中共享的视觉图像、姓名和任何其他个人数据. 请具体阅读主题 课堂捕捉的隐私注意事项.
  • 离职面谈/离职问卷
  • 担任某些职务,包括大学校董会成员(如.e. 受托人), 副校长, 副副校长, 高级管理人员包括, 但不限于, 首席财务长百老汇手机端下载(纽曼的大学)需要进行检查,以确认此人“适合”担任负责任的官员和慈善信托人. 这涉及到个人数据的处理.

大学可以通过多种方式收集这些信息. 例如, 资料可透过申请表格收集, CVs; obtained from passports or other identity documents such as driving licences; from forms completed by employees at the start of or during employment; from correspondence with employees; or through interviews, 会议或其他评估.

在某些情况下, 大学可能会从第三方收集雇员的个人资料, 比如前雇主提供的推荐信, 来自就业背景调查提供者的信息, 来自信用咨询机构的信息和法律允许的犯罪记录核查的信息. 在必要时, 大学将在相关员工的事先同意下,从第三方获取信息.

数据将被存储在一系列不同的地方, 包括员工个人档案, 在大学的人力资源管理系统和其他IT系统(包括大学的电子邮件系统).

为何大学要处理个人资料?

大学需要处理个人资料,以便与雇员订立雇佣合约,并履行雇员雇佣合约下的权利和义务. 例如, 大学需要处理雇员的个人资料,以提供雇佣合约, 按照雇佣合同支付雇员工资, 管理养恤金福利等应享权利,或使职业健康评估和支助成为可能.

在某些情况下, 大学需要处理数据,以确保其遵守其法律义务. 例如, 它需要检查雇员在英国工作的权利, 扣除税, 遵守健康和安全法,并使雇员能够休他们有权休的假期.

大学在处理个人资料方面也有合法权益, 雇佣关系期间和结束后.

处理员工数据使大学能够:

  • 执行招聘和晋升流程;
  • 保持准确和最新的雇佣记录和联系详情(包括在紧急情况下联系谁的详情), 职工合同权利和法定权利记录;
  • 操作和保存纪律和申诉程序的记录, 确保工作地点内的行为符合规定;
  • 操作并保存记录, 和相关的案例工作, of employee performance 和 related processes; including 但不限于 appraisal, 职业发展, 提升或能力程序. 这包括规划持续的专业发展, 职业发展规划, 接班计划和员工管理的目的;
  • 操作并保存缺勤和缺勤管理程序的记录, 实施有效的员工管理,并确保员工获得他们应得的薪酬或其他福利;
  • 获取职业健康建议, ,以确保大学履行有关残疾人士的职责, 履行健康和安全法规定的义务, 并确保员工获得他们应得的工资或其他福利;
  • 操作和保存其他类型的假期(包括产假)的记录, 亲子鉴定, 采用, 育儿假及共享育儿假), 进行有效的员工管理, ,以确保大学履行有关请假权利的职责, 确保雇员得到他们应得的工资或其他福利;
  • 确保有效的人力资源和业务管理;
  • Provide references on request for current or former employees; 和
  • 对法律要求作出回应和辩护.
  • 履行其法定的报告义务,例如,HESA记录.
  • 为商业目的制作会议记录.
  • 把会议录音或录像, 员工可以参加的活动和教学活动. 目的包括:记录会议记录, 与那些被邀请但不能参加的人分享活动, 持续专业发展, 远程学习, 根据2010年《百老汇手机端下载》,合理调整残疾人待遇, 评估和审核, 市场营销和历史存档. 除非通过秘密录音政策得到特别授权,录音不得秘密进行.
  • 运行大学帐户密码重置设施(将重置链接发送到存储在系统中的个人电子邮件地址)
  • 为各种目的分析问卷数据的结果. 当有人可以选择回答一份问卷时,就会说明目的.
  • 履行学校包括招生在内的核心职能, 学生学习之旅的管理, 学习, 教学和百老汇app.

一些特殊类别的个人数据, 例如关于健康或医疗状况的信息, are processed to carry out employment law obligations (such as those in relation to employees with disabilities) for the purposes of carrying out the obligations 和 exercising specific rights of the controller or of the data subject in the field of employment 和 social security 和 social protection law or for the purposes of preventive or occupational medicine, 用于评估员工的工作能力, 医学诊断, 提供健康和社会保健或治疗或健康或社会关怀的管理系统和服务的基础上,结合或成员国法律或按照合同与健康专业和职业保密的条件和保障. 雇员可以决定向雇主披露他们是工会成员. 雇主没有对此进行登记, 但是,如果雇员选择由工会代表陪同参加有关其雇佣情况的会议,则将在任何信函/会议记录中作为事件的事实记录加以说明. 大学在哪里处理其他特殊类别的个人资料, 比如关于种族起源的信息, 性取向、宗教或信仰, 这是为了平等机会监测的目的. 大学用于这些目的的数据是匿名的,或在员工明确同意的情况下收集的, 哪一种可以在任何时候提取. 员工完全可以自由决定是否提供这些数据,不提供这些数据也不会有任何后果.

大学可以在校园或特定活动中委托摄影/录像, 比如颁奖典礼, 职场信息, 庆祝活动等. 供其内部和外部宣传材料或大学档案材料使用. 工作人员可能会出现在生成的图像上,生成的图像可能会被发布.

你的员工照片将会显示在:

  • 在你的员工身份证上
  • 在大学的电子邮件系统上
  • 在员工名录上(内部网和网站)
  • 在诸如, 但不限于, 教师通讯, 员工通讯, 大学新闻文章和可能印刷的宣传/营销出版物, 以电子方式分发或可在内联网和因特网上获取.

资讯科技署为不希望自己的照片出现在大学电子邮件系统上的职员建立了一份退出名单. 联系 itservicedesk@jenningssmith.com  要退出.

资讯科技署备有一份退出名单,列出不希望自己的照片出现在本网站的员工名册及上述刊物上的员工. 联系 itservicedesk@jenningssmith.com 要退出. 没有选择退出其中一个,但没有选择退出另一个,因为工作人员目录是在这类出版物中使用照片的途径.

相关工作人员的照片将作为虚拟学习环境Moodle和马海拉的化身展示. 员工可以修改自己的角色.

谁有权访问员工数据?

员工信息可能会在内部共享,以满足数据处理的目的(请参阅“为什么大学处理个人数据”?’),包括但不限于人力资源团队的成员,学习 & 发展、健康 & 安全, 工资, 员工的部门经理, 在员工工作的业务领域中的管理者, 大学管理和特定的IT人员. 访问被限制在执行其角色所必需的地方. 在某些部门, 如餐饮, 团队内部将共享个人电话号码,以方便轮班或其他类似的目的. 如果员工所在的部门有这种行为,他们将被告知.

大学与第三方共享雇员数据,以获取其他雇主的就业前参考资料, 从第三方供应商获取就业背景调查,并从披露和限制服务获取必要的犯罪记录调查.

必要时,大学还将与代表其处理数据的第三方共享您的数据, 例如:

  • 有关其法定报告义务,例如向高等教育统计局(HESA)报告
  • UKRI(例如作为REF的一部分)
  • UKVI(在任何雇员需要签证/担保的情况下)
  • 提供福利;
  • 提供职业健康服务;
  • 对法律援助
  • 对于调查冤情、违纪或类似行为. 这可能包括与外部顾问共享个人数据.
  • 用于个人或团队概要分析;
  • IT系统的供应商,如, 但不限于, iTrent, Moodle, 马海拉, 坐在, 座位, 个字(商品), the website 和 intranet including the electronic workflows; 和
  • 其他服务,包括但不限于图书馆系统供应商.

如果百老汇手机端下载认为某人的生命有危险,或者百老汇手机端下载认为法律要求百老汇手机端下载分享您的个人数据,百老汇手机端下载也会分享您的个人数据.

百老汇手机端下载必须分享名字, 大学理事会成员的出生日期和家庭住址,以及百老汇手机端下载所选择的银行服务供应商,以遵守反洗钱政策. 此外,一些大学区域设有系内职员个人联络资料的联络名单,以方便职员之间因工作需要而联络, e.g. 用于临时换班等. 如果本部门出现这种情况,将在地方一级通知工作人员. 如果他们不想提供这些信息或不想成为名单的一部分,他们应该和他们的直线经理沟通.

大学如何保护你的资料?

学校非常重视您的数据安全. 大学有内部政策和控制措施,以确保您的数据不会丢失, 不小心毁了, 滥用或披露, 除非员工在履行职责时才能访问, 例如, 大学资讯保安政策, 数据保护政策, 自带设备政策, 以及关于数据保护的电子邮件程序. 大学如何聘请第三方代表其处理个人资料, 他们这样做是基于书面指示, 是否有保密义务并有义务实施适当的技术措施以确保数据的安全. 个人信息的硬拷贝保存在安全的存储空间中,个人数据的电子存储在百老汇手机端下载的安全IT网络中,该网络的服务器位于欧盟境内,或受欧盟-美国隐私盾和适当的保护措施保护.

大学保存数据多长时间?

大学将在雇员受雇期间保存其个人资料.  雇佣结束后,详细雇员数据的保存期限为6年, 而且,有限的就业数据会被无限期地保留,以满足历史需要.

如果员工不提供个人资料怎么办?

根据雇佣合同,员工有义务向大学提供数据. 特别是, 他们被要求报告缺勤,并可能被要求提供有关纪律或其他事项的信息,这是隐含的诚信义务. 他们可能还必须向大学提供数据,以行使其法定权利, 例如有关法定假期的权利. 未能提供资料可能意味着雇员无法行使其法定权利.

某些信息, 比如联系方式,  在英国工作的权利和付款细节, 须提供哪些资料,以使大学得以与个别雇员签订雇佣合约. 如果员工不提供其他信息, 这将阻碍大学管理因雇佣关系而产生的权利和义务的能力.

自动化决策

就业决策并不仅仅基于自动化决策.

员工的权利

作为一个数据主体,每个雇员拥有许多权利. 他们可以:

  • 应要求查阅及索取有关人士的资料副本;
  • 要求大学更改不正确或不完整的资料;
  • 要求大学删除或停止处理他们的数据, 例如 where the data is no longer necessary for the purposes of processing; 和
  • 反对大学以其合法权益作为处理资料的法律依据而处理其资料;
  • 要求大学提供一份他们提供的个人资料的便携式副本,以履行合同.

如果你想行使这些权利, 请使用以下联系方式联系大学数据保护主任:

通过电子邮件:          dpo@jenningssmith.com

电话:(0121)476 1181分机. 2500

邮寄:资料保护主任, 纽曼的大学, Genners巷, Bartley绿色, 伯明翰, B32 3元

如果您对百老汇手机端下载处理您的信息的方式不满意,百老汇手机端下载要求您百老汇手机端下载的数据保护官来帮助您. 不过,你也有权直接向资讯专员投诉,地址是:

信息专员办公室,威克里夫大厦,水巷,威尔姆斯洛,柴郡SK9 5AF

有关资讯专员的资料,请浏览: http://ico.org.uk/concerns/handling/

进一步的信息

百老汇手机端下载的cookie和互联网隐私政策

百老汇手机端下载的数据保护政策

百老汇手机端下载的数据保护一般信息

资讯专员公署(ICO)为市民提供资讯-你的资料重要网站

更改此隐私通知

本隐私通知可能会不时更新,所以您可能希望在每次向大学提交个人信息时查看该通知. 百老汇手机端下载鼓励您不时查看本隐私通知,以确保您了解您的数据将如何被使用,并查看任何较小的更新. 如隐私通知有重大变更, 例如, 百老汇手机端下载将如何使用您的个人资料, 百老汇手机端下载将提供一个更突出的通知(例如, 隐私通知变更的电子邮件通知或通信).

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